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Mise en place d’une bibliothèque numérique

De Wicri Ticri
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Revue Ametist
Numéro 1 - avril 2007

Mise en place d’une bibliothèque numérique
La politique documentaire des établissements
La capitalisation de documents numériques commence par la conduite du changement.

Cédric Dumas,i
Cedric.Dumas@emn.fr
Patrick Goutefangea.ii
Patrick.Goutefangea@univ-nantes.fr
  • i - Ecole des Mines de Nantes


Mots-clés 
bibliothèque enseignement supérieur, bibliothèque numérique, implémentation, gestion projet, enquête, étude utilisateur, besoin information, France.
Keywords 
academic library, digital library, implementation, project management, survey, user study, information need, France

Résumé : Cet article décrit une démarche type que peut suivre un établissement pour mettre en place une bibliothèque numérique en tant qu’outil de capitalisation documentaire

Introduction

Le monde du Web nous propose de plus en plus d’outils, de plateformes pour la gestion de contenus, en particulier pour les textes numériques. Mais ne nous y trompons pas, le plus difficile pour mettre en place une action de capitalisation de documents numériques, c’est la conduite du changement, cette longue route qui consiste à former et modifier les pratiques des rédacteurs-chercheurs d’information que nous sommes tous, à commencer par ceux qui décident des actions de capitalisation.

L’initiative ETD [1] pour la capitalisation des mémoires de thèses et de masters en est un des nombreux exemples ; nombre d’établissements font plus que de se poser la question de la sauvegarde de leur patrimoine documentaire. Bien sûr, si STAR (Signalement des Thèses, Archivage et Recherche) pour les thèses ou HAL (Hyper Article en Ligne) pour les articles scientifiques se proposent de prendre en relais une partie de cette production, cela ne répond pas vraiment au besoin de capitalisation des établissements : où sont les autres documents ? Où est l’équivalent numérique de nos bibliothèques/centres d’information/documentation en terme de contenus et de compétences ? Où est la réappropriation des contenus par les chercheurs ? Où sont les fonds et les identités des établissements [2] ? Quel intérêt pour le producteur ou le rédacteur, si nous ne lui apportons pas une vision personnelle donc locale et transversale de toute la production de son équipe, de ses formations, de ses écrits ?

De fait, un article de recherche n'est jamais seul. Et la vie d’un projet de recherche ou d’un cours ne se limite pas aux trois documents publiés sur le sujet et à un rapport. C’est une nuée de documents aussi utiles qu’indispensables qui gravitent autour et retracent leur historique les documents techniques, les rapports internes, les textes des appels à projets et surtout leurs réponses, que les responsables d’équipe cherchent si souvent, les mémoires, les rapports de stages, les notes administratives, la communication ou encore les projets d’étudiants donnés sur la thématique. Pourquoi ne pas apporter aux chercheurs le même niveau d’information sur leur production que celui des chefs de projet de l’industrie qui bénéficient de suites documentaires, dans un autre registre, depuis 10 ans ?

Nous présentons des résultats issus de l'expérience de mise en place de la bibliothèque numérique Castore (http://www.castore.org) à l'Ecole des Mines de Nantes (EMN) et à la bibliothèque universitaire de l'université de Nantes : Dans un premier temps, nous commençons par un bilan de la production documentaire et des pratiques documentaires à l'EMN. Ensuite, nous présentons notre synthèse de la mise en place d'une politique documentaire pour une bibliothèque numérique [3], dans un centre de documentation (à l’Ecole des Mines de Nantes) et dans une bibliothèque universitaire (à l’université de Nantes).

1 La production de documents

L’Ecole des Mines de Nantes, pour laquelle a été menée cette étude, forme des élèves ingénieurs sur quatre années, soit environ 600 élèves ingénieurs pour 9 options de dernière année (niveau M), ainsi que quatre Masters of Sciences auxquels participent d'autres étudiants venus de l'étranger. Des détails précis sur le fonctionnement et les chiffres sont disponibles sur le site Web [4]. Par ailleurs, 250 enseignants-chercheurs, 160 personnels techniques et administratifs et 86 doctorants participent à la vie des cinq départements de recherche.

1.1 L’analyse de l’existant

L’émergence de l’idée de capitalisation documentaire d’un établissement doit commencer par un premier recensement à gros grain de la production :

  • L’inventaire documentaire des formations : documents produits par les étudiants, documents pédagogiques, rapports de stages, motivation et vision des responsables, ...
  • Les pratiques des laboratoires : démarche de conservation des publications, démarche de conservation de la littérature grise, niveau de sensibilisation aux ressources numériques, ...

1.1.1 L’Ecole des Mines de Nantes

Un recensement a permis d’identifier les besoins présents, de trouver les responsables des équipes de formations les plus motivés ou les plus demandeurs, avec lesquels pouvait commencer la capitalisation.

Dans cet établissement, on recense plus de 2000 documents produits par an, avec un tiers provenant des étudiants à savoir (en rapport aux niveaux LMD de l'université [5]) :

  • (niveau L2) Semaine découverte entreprise (visite d’entreprise accompagnée d’un tuteur, élèves répartis en 9 équipes de 12) ~ 9 rapports
  • (niveau L2) Stage opérateur à la fin de l'année, deux mois ~ 130 rapports
  • (niveau L3) EMPI (Etudes et Méthodes des Processus Industriels), élèves répartis en groupes de 3 en entreprise ~ 42 rapports
  • (niveau L3) Projet d'OSE (Orientation Scientifique et Techniques), élèves répartis en groupes de 3 à 5 élèves, octobre à juin ~ 30 rapports de synthèse
  • (niveau M1) Etude de terrain, en entreprise, élèves répartis en groupes de 3 ~ 40 rapports
  • (niveau M1) Projet d'OSE (Orientation Scientifique et Techniques), élèves répartis en groupes de 3 à 5 élèves, septembre à avril ~ 30 rapports de synthèse
  • (niveau M1) Stage ingénieur à l’étranger, 3 à 4 mois ~ 130 rapports
  • (niveau M1) Entreprenariat, simulation de création d’entreprise, rédaction d’un business plan ~ 130 rapports
  • (niveau M2) Projet en contexte international, chaque option (entière ou par moitié) en projet avec un groupe d'étudiants à l'étranger pendant 4 mois ~ 15 rapports
  • (niveau M2) Entreprenariat, simulation de création d’entreprise ~ 150 rapports
  • (niveau M2) Projet industriel, rapport de stage de fin d'étude (6 mois) ~ 150 rapports

Cette liste donne une idée de la diversité et de la richesse des productions des étudiants. Lorsque ces documents sont rédigés par leurs auteurs dans une logique de diffusion, ils peuvent constituer une réserve importante de connaissances pour les anciens et les nouveaux étudiants, ainsi qu'une formidable vitrine pour l'établissement (sur le déroulement des études en particulier).

En tenant compte de restrictions de diffusion (la forme du document demandé peut tenir compte des contraintes imposées par les entreprises par exemple), et en commençant par les documents au cœur du processus de formation, nous avons commencé à capitaliser les rapports des principaux projets (OSE en L3 et M1) et le rapport du dernier stage (projet industriel en M2) depuis 3 ans. C’est la responsable du CDI de l’EMN, en accord avec la direction des études de l’établissement et avec l’appui de l’équipe du projet Castore, qui a pu mener à bien cette capitalisation à travers plusieurs étapes sur lesquelles nous reviendrons dans la deuxième partie sur la mise en place d’une politique documentaire.

1.1.2 L’Université de Nantes

Les enjeux pour une université de plus de trente mille élèves (la deuxième de France) dans vingt unités de formation et de recherche et cinq écoles doctorales (80 structures de recherche et 47 masters recherche) changent l’expression des besoins pour une bibliothèque numérique. En l’occurrence, la constitution du fonds numérique y a commencé par les thèses.

Le travail de constitution d'un fonds numérique à partir des travaux des étudiants et chercheurs de l'université de Nantes a commencé à l'occasion de la mise en application de la circulaire 2000-149 du 28 septembre 2000 organisant le dépôt et l'archivage des thèses sous forme électronique. Ce travail comportait trois volets : administratif, technique, formation et sensibilisation.

1.1.3 Le volet administratif

Le volet administratif consistait à organiser les procédures de dépôt des thèses sous forme électronique. Pour ce faire, les services juridiques de la présidence de l'université ont préparé un projet de « contrat de diffusion électronique d'une thèse », adopté en Conseil d'Administration de l'université. Aux termes de ce contrat, l'auteur de la thèse cède, de manière non-exclusive, ses droits de diffusion à l'établissement.

1.1.4 Le volet technique

La tâche confiée au SCD de l'université consistait à installer, paramétrer, maintenir et utiliser un outil informatique permettant d'archiver les thèses électroniques de manière pérenne, à les diffuser en respectant les clauses de confidentialité éventuellement attachées au document ou les périmètres de diffusion définis par les jurys.

En ce sens, des spécifications indiquaient que l’application :

  • assurer la conversion des documents livrés par les auteurs dans les formats habituels du marché au format XML, selon un schéma de document normalisé ;
  • implémenter des droits sur les documents correspondants aux conditions de diffusion ;
  • assurer la diffusion des documents sur Internet.

Castore, l'application open source de constitution d'une bibliothèque numérique développée par l'Ecole des Mines de Nantes a été retenue par l'université pour sa conformité à ses spécifications.

1.1.5 Le volet formation et sensibilisation

Le public des doctorants de l'université, s'il était sensible à l'intérêt présenté par les possibilités de diffusion sur Internet, ignorait pour l'essentiel les contraintes diverses liées à ce nouveau mode de diffusion comme à l'archivage de documents sous forme électronique. Une sensibilisation et une formation, notamment aux techniques de structuration et de stylage des documents ont été mises en place dans le cadre des écoles doctorales. Après 2 ans de mise en place de ces séances, les premières thèses conformes aux prescriptions énoncées dans les écoles doctorales sont déposées auprès des services des thèses du SCD.

Nous reviendrons également sur ces différentes étapes dans la deuxième partie sur la mise en place d’une politique documentaire.

1.2 Les pratiques documentaires

Une étape importante de la construction de notre projet a été, en 2003, l'étude des pratiques documentaires de 78 personnels (enseignants-chercheurs, doctorants et ingénieurs de recherche, à 95 % en sciences et technologies, les autres en sciences sociales) et de la promotion de dernière année (63 élèves ingénieurs). Menée sous forme d'entretiens dirigés avec des questionnaires et débats plus ouverts, elle a largement participé à la construction de notre vision d'une bibliothèque numérique pour un établissement d'enseignement et de recherche. Nous rappelons ici quelques chiffres significatifs de l'étude, l'étude complète étant disponible par ailleurs [6].

1.2.1 Les élèves ingénieurs

  • Dans quelles activités faites-vous des recherches documentaires ?
    • 95,2 % pour faire les exercices demandés (TP, TD, exposés, projet…)
    • 85,7 % lors des stages en entreprise
    • 69,8 % lors des exercices d’observation de l’entreprise
    • 57,1 % lors de la préparation d’un rapport de stage
    • 54 % lors du complément d’un cours
  • A quelle fréquence faites vous des recherches documentaires ?
    • 49,2 % plusieurs fois par semaine
    • 30,2 % plusieurs fois par mois
    • 12,7 % plusieurs fois par jour
  • 7,9 quasiment jamais
  • Quand vous faites une recherche documentaire, quel(s) type(s) d’informations recherchez-vous ?
    • 95,2 % des informations scientifiques et techniques
    • 60,3 des informations grand public (actualité, presse généraliste)
    • 54 % des informations économiques et sectorielles
    • 46 % de la vulgarisation scientifique
    • 31,7 % des statistiques
    • 9,5 % des données sur des entreprises, des organismes
  • Quel(s) types(s) de ressources utilisez-vous ?
    • Papier : 93,7 % livres, 66,7 % cours, 61,9 % articles, 31,7 % rapports et études, 28,6 % travaux d’autres étudiants 19,0 % mémoires de stage, 19,0 thèses, 11,1 % tutoriaux, 9,5 % mémoires de DEA, 9,5 % dessins, 7,9 % mémoires de DESS
    • Numérique : 92,1 % pages Web, 82,5 % articles, 63,5 % rapports et études, 61,9 tutoriaux, 57,1 % présentations PowerPoint, 50,8 % cours, 47,6 % travaux d’autres étudiants, 31,7 % mémoires de stage, 30,2 % dessins, 28,6 % thèses, 15,9 % mémoires de DEA, 12,7 % livres, 12,7 % mémoires de DESS 1,6 % preprints
  • Où récupérez-vous ces documents ?
    • 100 % Internet
    • 88,9 % Centre de Doc de l’EMN
    • 60,3 % Intranet de l’EMN
    • 25,4 BU Sciences et technologies (même campus)
    • 17,5 % BU Sciences de l’université de Nantes (campus université)
    • 17,5 achats et ressources personnelles
  • Qu’utilisez-vous comme outils sur Internet ?
    • 98,4 % les moteurs de recherche
    • 52,4 % les portails sectoriels
    • 46,0 % les annuaires
    • 19,0 % les bibliothèques numériques (de documents accessibles en texte intégral) en accès libre (ex : Gallica, CiteSeer) ou pas (ex : Science Direct)
    • 15,9 % les bases de données (de références bibliographiques, avec abstract éventuellement) en accès libre ou pas (ex : PASCAL)
    • 11,1 % les méta-moteurs
    • 9,5 % les catalogues de bibliothèque en ligne (SUDOC, BU de Nantes, British Library…)
    • 0 % les serveurs de preprints (ex : ArXiv)
  • Vous arrive-t-il de rencontrer des difficultés dans vos recherches d’informations ?
    • 85,7 % Oui
    • 12,7 % Non

En marge de cette question, nous avons répertorié plusieurs problèmes récurrents parmi les difficultés rencontrées :

  • On obtient une masse de réponses au milieu desquelles l’information intéressante est noyée ;
  • On récupère des résultats, qui ne sont pas pertinents et ce surtout avec un moteur de recherche généraliste ;
  • On a du mal à accéder à certains types d’informations (informations pointues notamment), certains types de documents (comme les mémoires, les rapports), ou des niveaux spécifiques d’information (scientifique/vulgarisation, etc.) ;
  • On peine à formuler la requête qui donnera les bons résultats ;
  • On obtient, sur Internet, des informations ni toujours fiables, ni toujours récentes, ni toujours mises à jour, et parfois incomplètes.

1.2.2 Les enseignants chercheurs

  • Quelle est l’attente d’un utilisateur lorsqu’il entame une recherche d’informations ? Recherche-t-il plutôt un document et/ou une information ponctuelle ?
    • 53 % des personnes recherchent tantôt un document (ex : un article) tantôt une information ponctuelle (ex : constante mathématique, théorème….)
    • 47 % recherchent avant tout un document (souvent un article scientifique)
  • Quel est en général le point de départ d’une recherche d’informations ?
    • 76 % des personnes démarrent d'une référence bibliographique
    • 54 % des personnes démarrent d'une thématique et des mots-clés
    • 35 % des personnes démarrent d'un nom d’auteur
On a pu remarquer pour cette question que ces éléments varient dans le temps de deux manières :
  • à long terme, au tout début de l’étude d’un domaine, on prospecte de l’information tous-azimuts à partir de quelques thèmes ; une fois le domaine connu, on sait quels sont les auteurs susceptibles d’écrire sur le sujet, on trouve des références bibliographiques dans les articles consultés ;
  • à court terme le processus est quasi identique : on part d’un thème, les premiers résultats de recherche fournissent les noms d’auteurs et les références et ainsi de suite de fil en aiguille.
  • Où et comment trouve-t-on l’information et/ou les documents recherchés ?
    • 20 % des personnes utilisent internet comme la source d’informations quasi exclusive
    • 80 % mettent à profit des sources plus diverses
Au total 98,5 % des utilisateurs rencontrés utilisent Internet. Parmi eux, on a mesuré que :
  • 82 % ont recours à des moteurs de recherche (Google en tête)
  • 71 % pratiquent les bases de données (Science Direct, l’INIST, PASCAL, Citeseer, les Techniques de l’ingénieur, ACM, Web of Science)
  • 26,5 % consultent régulièrement des sites propres à leur domaine d’étude (sites de revues scientifiques, d’instituts, d’équipes de recherche, d’universités, etc.)
  • 64 % des utilisateurs rencontrés utilisent le centre de documentation de l’Ecole des Mines, 13 % la bibliothèque universitaire de Nantes, 7 % le CEDRAT
  • Dans 17 % des cas, l’utilisateur met à profit le réseau de ses collègues pour obtenir un document ; dans 16 % des cas, il a recours à une « personne ressource » pour savoir où chercher (ex : adresse de site) ou avoir une piste (ex : nom d’auteur, revue, etc.) voire des références. 17 % des personnes rencontrées trouvent de l’information dans les revues scientifiques papier auxquelles elles sont abonnées)
  • Dans quelle mesure la recherche d’informations suscite t’elle des difficultés ?
    • 80 % les personnes interrogées rencontrent des difficultés en la matière
    • 49 % des cas, les personnes ne trouvent rien qui correspondent à leurs attentes
    • 25,5 % des cas, la recherche débouche sur un trop plein de réponses pas toujours pertinentes au milieu desquelles l’information intéressante est noyée (ces deux situations correspondent d’ailleurs souvent à deux stades : on est d’abord confronté à une masse de résultats ; ensuite, quand on restreint la recherche, on peut avoir un nombre très faible, voire nul, de réponses
autres difficultés : le manque de méthode de recherche d’informations (14,5 %), le temps nécessaire (12 %), les problèmes techniques (7 %), l’accès au document en texte intégral, l’accès à des ressources datant de quelques années
  • Quelle pratique de services comme les Newsletters, les alertes ?
    • 54 % des personnes sont abonnées à des lettres d’information et/ou des alertes, soit une petite majorité. Mais plus d’une personne sur cinq en à une vision négative et ne suit que superficiellement la parution : on leur reproche d’être insuffisamment ciblées et de s’ajouter à la masse déjà conséquente des messages reçus
  • Quelle est la place du document dans les activités de recherche ?
    • Centrale pour 61 % des personnes interrogées
    • importante pour 19 % : le document participe de la recherche, il ne la constitue pas
    • centrale au début d’un travail de recherche (Etat de l’art), secondaire ensuite (priorité à l’apport personnel du chercheur, veille et recherche ponctuelle d’informations) pour 12 % des interlocuteurs
  • Quelle est la place du document dans les activités d’enseignement ?
    • Centrale pour 37 % des interlocuteurs
  • importante pour 17 %
    • centrale lors de la création d’un cours, puis moindre pour 10 %
    • secondaire pour 20 % des interlocuteurs
  • faible pour 15 %
  • L’utilisation systématique de documents numériques dans les activités de recherche :
    • presque 100 %
  • L’utilisation quasi systématique de documents numériques dans les activités d’enseignement :
    • 90 % des personnes interrogées
  • Les types de documents utilisés (sans considération de la notion de support) :
    • l'ensemble des interlocuteurs utilisent des articles, scientifiques le plus souvent, mais aussi de vulgarisation
    • 81 % des personnes utilisent des ouvrages ; 19 % des rapports (internes, techniques, d’études, d’activités, de recherches) ; 18 % des thèses ; 10 % des cours ; 9 % des supports de cours (ex : présentation PowerPoint) ; 4 % des mémoires de DEA. Une observation plus fine de la répartition de ces différents types entre recherche et enseignement donne les résultats suivants : dans la recherche, on utilise d’abord les articles, et loin derrière, les livres, les thèses et les rapports ; dans l’enseignement, on utilise en premier lieu les livres, puis de façon beaucoup moins importante les articles (scientifiques ou de vulgarisation), les cours et les supports de cours
    • 30 % des personnes rencontrées manipulent de l’image fixe (dessins, photos, graphes, figures, schémas, etc.)
    • 21 % manipulent des images animées, du son, ou du multimédia, en l’occurrence il s’agit avant tout de vidéos
  • Les types de documents numériques utilisés
    • très loin « devant » viennent les articles, puis les cours (25 %), les supports de cours (20 %), les pages Web (17 %), enfin les rapports, les tutoriaux et les thèses ; l’étude de la répartition de ces différents types entre la recherche et l’enseignement donne les résultats suivants : dans la recherche, les articles constituent l’écrasante majorité des ressources utilisées, alors que dans l’enseignement, on retrouve dans l’ordre : les cours, les supports de cours, les articles et les tutoriaux
    • 23 % des personnes rencontrées manipulent de l’image fixe
    • 21 % des personnes manipulent des images animées, du son, ou du multimédia, là encore il s’agit avant tout de vidéos
    • 23 % des personnes utilisent des outils proprement numériques comme les animations, démonstrations, simulations
  • Comment les documents sont-ils utilisés ?
    • 78 % des personnes interrogées récupèrent le document dans sa totalité (par téléchargement et/ou impression, voire photocopie)
    • 65 % font une synthèse des informations intéressantes contenues dans le document
    • 35 % récupèrent partiellement le document (par copier-coller d’un fragment de texte, d’une image, d’une figure, etc., ou photocopie)
  • Lecture à l’écran ou impression ?
    • 22 % des personnes interrogées impriment quasi-systématiquement
    • 75 % alternent lecture à l’écran et impression selon, principalement, l’intérêt du document, sa longueur, l’utilisation que l’on veut en faire
  • Quels sont les principaux attraits du document numérique ?
    • 52 % des personnes rencontrées indiquent le temps gagné : on accède à l’information ou au document rapidement et plus vite que pour des documents papiers. On peut voir si les résultats correspondent à ce que l’on cherche. On gagne aussi du temps parce qu’on économise des déplacements
    • 51 % des personnes indiquent la facilité d’accès à l’information
    • 36 % indiquent les possibilités d’archivage : un document numérique archivé prend moins de place physique que son équivalent papier. On peut plus facilement organiser un fonds numérique par le biais des dossiers etc. On peut plus facilement rechercher à l’intérieur d’un fonds numérique archivé
    • 27 % indiquent la facilité de manipulation : on peut aisément en récupérer des parties, extraire des images, schémas, etc
    • 21 % des personnes ne pourraient pas avoir accès à certains documents autrement : parce qu’ils proviennent d’établissement situés à l’autre bout du monde, parce qu’un CDI papier ne peut pas offrir la même quantité d’information qu’Internet, parce que certains documents n’existent que sur Internet
    • 19 % indiquent la facilité de rechercher dans le texte
    • 16 % indiquent la facilité de diffusion de l’information
    • 9 % indiquent la facilité de transport : un ordinateur portable permet d’emporter avec soi tout un fonds de documents numériques
    • 7,5 % des personnes citent les liens hypertextes
  • les principaux manques du document numérique
    • 11 % des personnes rencontrées souhaiteraient disposer de plus de ressources en texte intégral sous format numérique, notamment pour l’enseignement
    • 11 % voudraient avoir une meilleure appréciation de la teneur du document avant sa visualisation complète : connaître son niveau (débutant/avancé, vulgarisation/recherche), disposer d’un résumé, de mots-clés, etc
    • 11 % attendent une amélioration en terme de lisibilité
    • 9 % souhaiteraient une mise en forme plus agréable
    • 4,5 % aimeraient qu’il existe un format de document standard lisible partout
  • 96 % des personnes rencontrées produisent des documents numériques, principalement :
    • 78 % des articles
    • 45 % des supports de cours
    • 23 % des cours
    • 20 % des rapports
    • 18 % des figures, graphes, schémas, courbes, photos, etc
    • 12 % des vidéos
Cela étant la diffusion reste faite le plus souvent sous forme papier, il n’y a pas de travail de conception spécifique lié à une éventuelle diffusion sous forme numérique, la distribution sous cette forme n’est souvent pas le fait de l’auteur lui-même, soit parce qu’il n’a pas de site propre, soit parce qu’elle est assurée par l’éditeur de son document.
  • Principaux apports des NTIC aux activités de recherche : les apports des NTIC aux activités de recherche s’articulent autour de trois notions principales :
    • l’accessibilité accrue aux documents, et plus largement à l’information ;
    • le temps gagné ;
    • l’échange de documents et d’informations facilité (transmission, diffusion, communication).
  • Principaux apports des NTIC aux activités d’enseignement :
    • 52 % des personnes rencontrées soulignent l’apport des NTIC en terme de pédagogie : supports de cours plus riches, plus attractifs ; illustrations plus séduisantes, plus parlantes grâce aux animations, simulations, etc. ; on gagne en interactivité ;
    • 31 % des utilisateurs mettent en avant la notion d’accessibilité : l’étudiant et/ou l’enseignant dispose d’un accès aisé à une grande quantité d’informations, dont les ressources du Web en contenu pédagogique ;
    • 21 % pointent le temps gagné ;
    • 15 % estiment que les NTIC permettent de compléter ce qui existe tant sur le plan de la formation à distance que sur le plan de l’enseignement en présentiel (tutorat, relations synchrones ou asynchrones) ;
    • enfin 13,5 % mettent en avant la notion d’échange : communications aisées et rapides, également transmission et diffusion de documents.
  • Principaux inconvénients des NTIC :
    • 22,2 % se plaignent avant tout d’être inondé d’informations ;
    • 7 % des personnes rencontrées émettent également des craintes en terme de pédagogie : les NTIC seraient parfois trop ludiques, pouvant donner l’illusion de la facilité, détourner des points importants, attirer l’attention sur la forme au détriment du contenu ;
    • 13 % soulignent les problèmes de fiabilité des sources d’information disponibles sur Internet.

Au final, cette étude menée à l’Ecole des Mines de Nantes présente deux intérêts majeurs.

D’une part, elle a effectivement conduit à mieux cerner, non seulement les pratiques documentaires mais aussi les attentes et les besoins d’un public d’enseignants-chercheurs. D’autre part, et surtout, elle a également permis de mettre des chiffres en face de leurs mots. Confirmant les apports d’études antérieures, elle démontre à quel point les TIC sont entrées de plein pied dans l’univers informationnel de ce public, entraînant de profondes modifications de leurs pratiques documentaires. Même s’il ne faut pas minimiser les effets pervers de ces nouveaux outils de la connaissance, le bilan s’avère globalement largement positif pour les personnes rencontrées.

Par ailleurs, cette enquête a pointé un certain nombre de chantiers toujours ouverts dans le domaine des TIC. Il reste encore, en effet, beaucoup à faire pour aider les usagers à mieux utiliser ces outils, et à en cerner au plus près les intérêts, les potentialités et les limites. La masse d’informations disponibles sur Internet a conduit au sentiment, présent chez nombre d’enseignants chercheurs, qu’on pouvait tout y trouver ou presque. Il convient de maintenir présent à leur esprit qu’il existe d’autres sources auxquelles le Web ne saurait se substituer totalement. Enfin, il semble que l’on soit arrivé à un point critique où l’utilisateur des TIC est maintenant saturé d’une information pas toujours pertinente et qu’il n’a matériellement plus le temps de gérer. Aux professionnels du secteur documentaire de continuer à réinvestir le terrain numérique en proposant des banques de ressources ciblées, fiables, et mieux balisées.

Enfin, cette étude a permis d’affiner les spécifications du projet Castore, établies à l’origine par des spécialistes du domaine [7].

2 Les étapes de la capitalisation

Suite au recensement qui permet d'établir les bases des besoins d'un établissement, la mise en place du fonds doit passer par plusieurs étapes préliminaires. En partant de l'expérience de mise en place du projet Castore à l'Ecole des Mines de Nantes et l'Université de Nantes, nous proposons ici une vue générale des étapes par lesquels il nous semble indispensable de passer.

Il s’agit tout d'abord de créer un groupe projet, souvent formé par les documentalistes/bibliothécaires de l’établissement, qui sont le point de convergence naturel de la gestion des connaissances. Faute de temps ou de compétences sur tous les domaines du numérique, et pour garantir la diffusion correcte de la plateforme, le groupe projet pourra intégrer et s’appuyer sur :

  • la cellule TICE, habituée à la diffusion et la formation aux nouveaux outils TIC, un des points d’appui les plus forts ;
  • le service des ressources informatiques (le CRI ou l’unique informaticien si il existe, en fonction de l’établissement), pour l’aide qu’il peut apporter au déploiement d’une solution et à sa sauvegarde ;
  • les responsables de formation, premiers appuis de poids, demandeurs de conservation des mémoires/rapports ; ils sont, comme certaine équipes de recherches, de futurs utilisateurs : intégrer ceux-ci au processus, procéder à des démarches participatives sont une des clés du succès.

2.1 Une ébauche de politique documentaire

La politique documentaire est constituée de l’ensemble des éléments qui régulent la production documentaire et donnent les règles de sa gestion. Elle est un appui et une référence pour le responsable du fonds numérique. Chaque établissement a une politique propre, par son histoire, ses interlocuteurs extérieurs, les types de documents qu’il produit, etc. Il s’agit en premier lieu avec l’équipe projet de définir une ébauche de cette politique afin d’être capable de présenter une vision concrète et opérationnelle de la capitalisation des connaissances. Cette ébauche servira à présenter le projet, le rendre cohérent, et obtenir le soutien de la direction de l’établissement, première étape critique. Quels sont les principaux éléments de cette politique documentaire ?

  • elle recense les types de documents produits ;
  • elle crée ou fait évoluer le cahier des charges de chaque type de document (indispensable, même si il est court), où l’on précise le cycle de vie du document, par qui il est produit et surtout quand et comment il est déposé dans une bibliothèque numérique ;
  • les procédures de soumission et de validation de chaque type de document : est ce que les rapports d’étudiants sont validés par des tuteurs ? Peut-on les rejeter définitivement ? sous quel critères sont-ils évalués/acceptés/rejetés ou encore autorisés à être diffusés en interne/externe ?
  • elle pose les bases de la communication autour de la capitalisation documentaire et la sensibilisation du public cible ;
  • elle propose les programmes et les volumes de formation qui seront proposés sur la rédaction structurée, les licences de diffusion ou encore les modes de soumission.

2.1.1 Un processus itératif

Inutile de se lancer dès le début dans une démarche de recensement et de capitalisation intégrale, cela n’aurait pas tellement de sens, et surtout demanderait un temps que peu de documentalistes ont. Cette politique documentaire est une ébauche qui permet de convaincre en premier lieu, et de démarrer la capitalisation. Une ou plusieurs, en fonction de la taille de l’établissement, formations et équipes de recherche bien choisies sur des classes de documents reconnues dans votre établissement peuvent suffire pour faire ses preuves. De plus, la construction de la politique documentaire est définitivement itérative : elle se construit au fur et à mesure de la montée en puissance du projet, des documents récupérés, et de la vision qui se façonne par rapport aux usages (et donc au détournement/réutilisation de l’initiative par l’administration, des étudiants, etc.). Bien sûr, un établissement qui veut capitaliser les 50 mémoires de niveau Master de son diplôme n’aura pas le même travail qu’une université et ses 12 écoles doctorales et 48 masters, cependant ce document de politique documentaire y est aussi important, il pose les éléments nécessaires à la réussite de la démarche.

2.2 L’accord politique

Dès que cette ébauche sera installée, il s’agira d’obtenir l’accord politique sur la mise en place d’une action de capitalisation documentaire, en demandant objectivement un nombre d’heures minimum pour la concrétiser (ne serait ce que pour les formations, aussi minimes soient-elles). Sans cet accord, la possibilité de mener une telle action paraît limitée, faute de légitimité auprès de certains personnels et des étudiants. Cependant, l’actualité politique, industrielle ou scientifique, comme l’initiative de Budapest [8], donnent un terrain très favorable à ce type de démarche auprès des décideurs. Valoriser le patrimoine documentaire d’un établissement est une action qui possède de toutes façons un nombre d’arguments qu’il est utile de prendre en compte pour mettre en place et faire accepter sa politique documentaire :

L’intérêt pédagogique 
  • la reconnaissance et la valorisation des travaux des élèves ;
  • les travaux des anciens accessibles pour les nouveaux afin de voir ce qui a été fait, sans plagier (les enseignants y ont accès également contrairement aux transmissions de documents à travers les parrainages occultes entre promotions) : dans quelles entreprises, sur quels sujets ou de quelle manière les problèmes ont été traités ;
  • les travaux des nouveaux accessibles par les anciens afin de faciliter la veille des anciens étudiants et leur permettre de suivre de près l’évolution de leur formation,
  • donner une visibilité concrète à une formation (à partir ce qu’elle produit effectivement).
L’intérêt scientifique 
  • assurer la continuité des projets ;
  • donner une cohérence et une qualité de l’information, en terme d’accès et d’utilisation, dans les laboratoires ;
  • permettre de conserver le suivi de thématiques de recherche même lorsqu’une personne s’en va, et intégrer plus facilement les nouveaux grâce à un accès complet aux diverses productions d’une équipe ;
  • permettre la gestion électronique des thèses et leur valorisation, de même pour tous les documents à forte valeur ajoutée vis à vis de l’extérieur de l’établissement (comme le rapport de recherche annuel).
L’intérêt institutionnel 
  • donner une visibilité externe à l’établissement, voir une existence, en tant que diffuseur de contenus, contenus qui représentent la qualité et la valeur de ses laboratoires ou de ses formations ;
  • participer à la diffusion libre des résultats scientifiques, être présent sur les principaux meta-moteur de recherche.

2.3 La phase technique

Pour rentrer dans le vif du sujet, l’équipe projet doit produire quelques éléments qui concrétisent la politique documentaire. Beaucoup de ces éléments existent déjà dans de nombreuses universités et on peut souvent repartir des matériaux d’autres établissements (en les adaptant) disponibles sur internet.

2.3.1 La création des feuilles de style

La création des feuilles de style se fait autant que possible avec l'aide des futurs utilisateurs. Elles sont la base d’une production documentaire exploitable, et le garant d’une connaissance minimale des auteurs de la rédaction structurée (qui ne peut que leur faire gagner du temps). C’est également la première marche, dans le sens de l’évolution des technologies de l’information, vers la production de contenus « sémantisés ». Il faut repartir de l’existant, s’il existe, des conférences et des écoles doctorales.

2.3.2 Les notices

Chaque type de document devra avoir une notice spécifique, en respectant les normes ou les recommandations lorsqu'elles existent (TEF pour les thèses).

2.3.3 Le classement

Il faut produire une classification de base, qui sera pour la littérature grise différente de celle des ouvrages. On y aura sûrement des éléments croisés, entre les domaines et les types de documents, ou encore les unités qui les produisent : la meilleure classification est celle que les utilisateurs apprécient (en terme de facilité d'apprentissage, de repérage, de mémorisation), car ils en sont les principaux utilisateurs (ou en tout cas les plus nombreux).

2.3.4 L'intégration locale

Il faut anticiper l’installation de la plateforme et son intégration locale dans un intranet, en terme de service (annuaire LDAP, voir le SIGB, l’ENT ou même l’éventuel portail documentaire en fonction de vos moyens) et de look and feel (feuilles CSS). Cette intégration dans l’existant se fera en fonction des moyens et des ressources techniques de l'établissement.

De plus, la bibliothèque numérique est effectivement une bibliothèque : elle a un rôle fédérateur et doit servir de centre de ressources documentaires centralisant la production, ce qui sous-entend son interfaçage au fur et à mesure avec les différents composants de l’intranet qui gèrent déjà des documents (de l’ENT au site Web).

2.4 Les acteurs

La mise en production de la plateforme de bibliothèque numérique correspond à la mise en place des formations auprès des étudiants et du personnel. Elles peuvent s’appuyer sur des didacticiels ou des cours en ligne, mais un minimum (parfois pas plus d’une heure) de formation pour expliquer au moins ce qu’est une feuille de style est nécessaire. Dans une logique d’enseignement sur l’ingénierie documentaire autour de la recherche et de la production d’information, l'idéal est de pouvoir placer quelques travaux pratiques, mais il faut pour cela des appuis pédagogiques forts ou une formation déjà existante. Elle est rendue cependant de plus en plus nécessaire face à l’évolution d’Internet d’un coté (veille, bibliographie, multiplication des outils en ligne) et de l’entreprise (veille, chaines documentaires). Une des étapes clés de la constitution du fonds est la sensibilisation (par métier) des utilisateurs afin de leur montrer l’intérêt de soumettre leur document, de constituer leur fonds, et surtout d’amorcer le processus, du côté enseignants-chercheurs ou du côté administratif en fonction des besoins.

2.5 La communication

Un des messages fort à faire passer, aux étudiants en particulier, est que leurs documents vont être dorénavant diffusés largement et lus. Il faut les convaincre de cet état de fait, car ce sera le cas si vous créez un entrepôt OAI-PMH (cela doit rester un but). C’est une question de déontologie mais également une des garanties de qualité de votre bibliothèque : des évaluations ont montré que cela change la qualité et le niveau d’accessibilité des documents produits par les étudiants. De plus, un des éléments marquants du désintéressement des étudiants pour certains exercices de rédaction vient du manque de portée de leurs travaux, limités à un projet qui relève plus de l’exercice pédagogique, dont les résultats ne serviront qu'à son évaluation et ne seront pas réutilisés par ailleurs (ce n'est pas le cas de tous les projets !). Au delà de l'intérêt du projet lui-même, les mêmes exercices de rédaction de rapport peuvent également souffrir de la portée du rapport en tant que tel, que les étudiants pensent être lus au mieux uniquement par un tuteur (ce qui est effectivement le cas pour un certain nombre de projets). En diffusant leurs résultats, en particulier en leur montrant que les futurs étudiants, aussi bien que les anciens, auront accès à leurs rapports, vous impliquez davantage une grande partie des promotions, et vous permettez encore un peu plus aux projets de dépasser une vision d'exercice pédagogique par les étudiants.

2.5.1 Le cas du doctorat

La plupart des doctorants finissent leur rédaction avec un avis négatif sur la valeur de leur écrit, qui d’après eux ne sera lu que par les rapporteurs, etc. Il faut lutter objectivement contre les divers sentiments que la rédaction leur inspire en leur démontrant que les thèses sont dorénavant des documents très largement diffusés sur internet, lus et parfois traduits de par le monde.

2.5.2 La clé de la réussite

La réussite en terme de participation et d’utilisation de la bibliothèque numérique repose sur un élément central : avoir des documents qualifiés, commentés, des informations qui permettent d’avoir un avis du contenu du document avant sa lecture (les avis des lecteurs, en particulier de ceux qui évaluent les documents). L’idéal est d’inclure à la validation des documents les avis de leurs évaluateurs, rédigés en étant destinés à la publication, mais également de permettre à tous les utilisateurs de déposer des avis sur les documents (les noms de leurs auteurs seront cités afin d’éviter les dérives). Dans le même ordre d’idée, les thèses devraient pouvoir être déposées avec les commentaires du jury (qui sont par ailleurs déjà diffusés sous certaines formes, aux jurys de recrutement en particulier).

2.6 Le rôle du gestionnaire de fonds

Le responsable du fonds numérique doit faire vivre la plateforme, au même titre qu’il répond aux questions des étudiants en présentiel dans le centre de documentation. Cela consiste tout d’abord à amorcer lui même le fonds avec quelques documents représentatifs, afin de faire des démonstrations crédibles aux étudiants. Un certain nombre de tâches parfois nouvelles doivent être supportées :

  • répondre aux questions, que ce soit par mails ou dans les forums ;
  • constituer une Foire Aux Questions avec les demandes récurrentes afin de gagner un peu de temps et apporter des réponses directes aux problèmes connus ;
  • administrer le fonds : il faut valider les documents, faire suivre les informations sur la bibliothèque, afin que les utilisateurs voient un outil vivant ;
  • faire vivre la plateforme à travers sa promotion, les formations, etc. une bibliothèque virtuelle n’a pas la même visibilité que le lieu physique, son usage ne s’impose pas aux non initiés, on ne la rencontre que difficilement par hasard, il faut donc assurer sa réussite en faisant sa promotion, en attendant qu’elle soit imprégnée un jour dans la culture de l’établissement.

La cellule TICE de l’établissement, si elle existe, peut être un partenaire de choix pour l’animation de cette bibliothèque numérique.

2.7 Externaliser

Un des arguments fort d’un tel entrepôt est la diffusion des connaissances. On peut interpréter cet objectif de différentes manières, il n’est cependant pas raisonnable de créer une bibliothèque de littérature grise sans imaginer un jour que l’on va ouvrir son accès à l’extérieur de l’établissement (nous faisions précédemment référence à OAI-PMH comme un but). Il faut donc que la politique documentaire prenne cet aspect en compte dès le début ; Il est inutile de repousser les échéances, cela fait partie de sa vocation, pour la promotion du travail qui y est effectué et pour l’image de l’établissement. Le prévoir tôt permet également d’anticiper les restrictions lors du dépôt (brevets, accords de confidentialité).

On peut envisager les actions d'externalisation sous différentes formes :

  • ouverture du moteur de recherche sur le Web ; on peut donner accès au moteur de recherche de son entrepôt ou à certaines collections de documents de référence sur internet à partir du site Web de son établissement.
  • activer l’entrepôt OAI-PMH ; vos entrepôts doivent supporter ce protocole de référence pour la diffusion de documents numériques sur internet, afin d’être référencés ensuite dans In-Extenso, OAIster ou Google.
  • référencement externe ; lorsque des accès externes sont possibles sur le site (OAI, Web,...), il s’agit de faire référencer la bibliothèque sur les moteurs qui semblent les plus intéressant, travail auquel les webmestres sont habitués, et qui ne coute que peu de temps lorsqu’il ne devient pas une obsession.

Conclusion

Ces premiers éléments de mise en place d’une politique documentaire sont tirés de notre expérience sur Nantes en la matière. Celle-ci ne constitue qu’une des pistes qui peuvent guider le lecteur sur le chemin des entrepôts numériques ; les propositions que nous faisons ici sont à réadapter et à développer en fonction de chaque contexte. Nous proposons cependant ici des principes incontournables nécessaires à la construction d’une bibliothèque numérique dans un établissement d’enseignement supérieur et de recherche.

Remerciements

Nous remercions tout particulièrement Mlle Céline Bourasseau, documentaliste sur le projet Castore en 2003/04, qui a mené l’enquête sur les pratiques documentaires à l’Ecole des Mines de Nantes. Nous remercions également le Conseil régional des Pays de la Loire qui cofinance le projet Castore depuis 2001, ainsi que les partenaires industriels du projet Castore, Code Lutin (Nantes) et Xerox XGS (Meylan).

Bibliographie

Glossaire

CASTORE 
CApitalisation, STOckage et REcherche
CDI 
Centre de Documentation et d’Information
CRI 
Centre de Ressources Informatiques
CSS 
Cascading Style Sheet ou feuilles de style en cascade
ENT 
Environnement Numérique de Travail
ETD 
Electronic Thesis and Dissertation
LDAP 
Lightweight Directory Access Protocol (service d’annuaire)
(N)TIC 
(Nouvelles) Technologies de l'Information et de la Communication
OAI-PMH 
Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting
SCD 
Service Commun de Documentation
SIGB 
Système Intégré de Gestion de <bibliothèque
TEF 
Thèses Electroniques Françaises
TICE 
Technologies de l'Information et de la Communication pour l’Enseignement